Polityka prywatności OsiedleApp

Ta polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w OsiedleApp, czyli w systemie służącym do organizowania spraw wspólnot, osiedli, zarządców, mieszkańców, partnerów publicznych oraz innych uprawnionych użytkowników.

Dokument obejmuje zarówno strony publiczne, jak i korzystanie z kont użytkowników, publicznych formularzy zgłoszeń, paneli osiedlowych, paneli gminnych oraz innych funkcji dostępnych w ramach systemu.

Niniejsza wersja ma charakter operacyjny i informacyjny. Przed finalnym zatwierdzeniem powinna przejść odrębny przegląd formalny i prawny.

W zależności od rodzaju sprawy i kontekstu działania OsiedleApp, dane mogą być przetwarzane przez operatora systemu oraz przez podmioty korzystające z platformy, takie jak wspólnoty, zarządcy, osiedla, gminy lub inne jednostki organizacyjne obsługujące określone procesy.

W praktyce oznacza to, że część danych jest przetwarzana na potrzeby utrzymania konta i działania samej platformy, a część na potrzeby obsługi konkretnej sprawy, zgłoszenia, nieruchomości, dokumentu, decyzji lub komunikacji w środowisku, do którego użytkownik jest przypisany.

Jeżeli dany proces dotyczy konkretnej wspólnoty, osiedla, zarządcy lub gminy, to ten podmiot może mieć własne obowiązki informacyjne i własny zakres odpowiedzialności za dane przetwarzane w ramach jego działań operacyjnych.

Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób użytkownik korzysta z OsiedleApp: czy tylko przegląda strony publiczne, zakłada konto, dołącza do osiedla, zgłasza sprawę, uczestniczy w komunikacji, pracuje w zarządzie, korzysta z modułów finansowych albo prowadzi obsługę spraw jako zarządca lub partner publiczny.

• dane konta użytkownika, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i dane logowania
• dane profilowe, adresowe i organizacyjne potrzebne do przypisania użytkownika do osiedla, wspólnoty, gminy lub innego kontekstu działania
• dane związane ze zgłoszeniami, sprawami, komentarzami, odpowiedziami, załącznikami i historią działań
• dane dotyczące nieruchomości, lokali, udziałów, wniosków onboardingowych i informacji przekazywanych w procesach weryfikacji
• dane związane z komunikacją w systemie, powiadomieniami, dokumentami, decyzjami, głosowaniami, finansami i innymi modułami dostępnymi dla użytkownika
• dane techniczne i eksploatacyjne niezbędne do utrzymania bezpieczeństwa, dostępności, audytu i rozwoju systemu

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu utworzenia i utrzymania konta użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa logowania, obsługi ról i uprawnień, przypisania do właściwego osiedla lub gminy, prowadzenia komunikacji i realizacji działań dostępnych w systemie.

Dane są także przetwarzane w celu przyjmowania i obsługi zgłoszeń, prowadzenia spraw, przekazywania informacji zwrotnych, obsługi dokumentów, realizacji procesów nieruchomościowych, weryfikacji dostępu, prowadzenia komunikacji społecznościowej oraz zapewnienia rozliczalności działań w systemie.

Część danych może być przetwarzana również na potrzeby bezpieczeństwa, audytu, wykrywania nadużyć, rozwiązywania problemów technicznych, rozwoju produktu i poprawy jakości usługi.

OsiedleApp jest projektowany tak, aby dane były widoczne zgodnie z kontekstem użytkownika, rolą i zakresem odpowiedzialności. Nie każdy użytkownik ma dostęp do wszystkich informacji nawet w ramach tego samego osiedla lub tej samej organizacji.

• ograniczamy widoczność danych do właściwego kontekstu użytkownika, roli i środowiska
• nie każda informacja wprowadzona do systemu jest publiczna albo widoczna dla wszystkich członków osiedla
• część danych może być widoczna tylko dla administratora, zarządcy, urzędnika albo innego uprawnionego operatora sprawy
• część procesów wymaga podania danych kontaktowych lub nieruchomościowych, ale ich zakres powinien być adekwatny do celu
• użytkownik powinien unikać przekazywania większej ilości danych, niż jest to potrzebne do obsługi konkretnej sprawy

System może udostępniać publiczne formularze zgłoszeń bez logowania. W takim przypadku osoba zgłaszająca może podać dane kontaktowe, opis sprawy, lokalizację i załączniki potrzebne do jej obsługi.

Dane z publicznego formularza są przetwarzane wyłącznie po to, aby właściwy podmiot mógł przyjąć, obsłużyć, doprecyzować i zamknąć sprawę albo poinformować zgłaszającego o jej statusie w zakresie przewidzianym przez system.

Publiczny formularz osiedlowy i publiczny formularz gminny nie służą do tych samych celów. Wysłanie zgłoszenia niewłaściwym kanałem może skutkować koniecznością przekierowania sprawy lub ponownego zgłoszenia jej do właściwego podmiotu.

OsiedleApp może przetwarzać dane związane z lokalem, nieruchomością, udziałem, księgą wieczystą, statusem onboardingu oraz innymi informacjami potrzebnymi do bezpiecznego przypisania użytkownika do właściwego kontekstu i zakresu dostępu.

Nie każda informacja wpisana przez użytkownika jest automatycznie uznawana za potwierdzoną. Część danych może mieć status roboczy, samoopisowy, wymagający przeglądu albo wymagający dodatkowej weryfikacji manualnej.

Dane właścicielskie, dane dokumentowe i inne informacje o podwyższonej wrażliwości powinny być przekazywane wyłącznie wtedy, gdy jest to rzeczywiście potrzebne do obsługi określonego procesu.

Jeżeli użytkownik korzysta z komunikacji, komentarzy, postów, odpowiedzi, wiadomości lub innych form aktywności w systemie, OsiedleApp przetwarza treści niezbędne do udostępnienia tych funkcji odpowiednim odbiorcom.

Treści dodawane przez użytkownika mogą być widoczne dla innych osób uprawnionych w danym kontekście, na przykład dla członków wspólnoty, moderatorów, zarządu, zarządcy, urzędników lub operatorów sprawy.

Użytkownik nie powinien publikować danych osób trzecich ani informacji nadmiarowych, jeśli nie są one potrzebne do obsługi danej sprawy lub rodzaju komunikacji.

Dane mogą być udostępniane wyłącznie tym odbiorcom, którzy są potrzebni do działania systemu lub realizacji konkretnego celu przetwarzania. Mogą to być w szczególności uprawnieni administratorzy wspólnot, zarządcy, operatorzy osiedla, urzędnicy, partnerzy publiczni, operator systemu oraz podmioty wspierające utrzymanie infrastruktury technicznej.

Zakres udostępnienia zawsze powinien być ograniczony do tego, co jest potrzebne do obsługi konkretnej funkcji, sprawy lub obowiązku organizacyjnego. Sam fakt istnienia danych w systemie nie oznacza, że każda osoba korzystająca z platformy ma do nich dostęp.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, dane mogą być również przekazywane uprawnionym organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do żądania informacji.

OsiedleApp stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru systemu, jego modułów oraz rodzaju przetwarzanych danych. Obejmuje to w szczególności kontrolę dostępu, rozdzielenie ról, ograniczanie widoczności danych, historię działań oraz zabezpieczenia służące ochronie kont użytkowników i publicznych formularzy.

Jednocześnie użytkownik również odpowiada za bezpieczne korzystanie z systemu, w szczególności za ochronę danych logowania, ostrożność przy udostępnianiu dokumentów oraz niewprowadzanie do systemu treści, które mogłyby naruszać bezpieczeństwo techniczne lub prywatność innych osób.

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany ze względów bezpieczeństwa, rozliczalności, organizacji pracy, zgodności z prawem lub obsługi roszczeń.

W praktyce oznacza to, że część danych może być przechowywana tak długo, jak istnieje konto użytkownika, relacja z osiedlem lub gminą, sprawa wymagająca historii działań, dokumentacja organizacyjna albo inny uzasadniony cel operacyjny lub prawny.

Jeżeli przepisy lub charakter procesu wymagają dłuższego przechowywania danych, okres ten może być odpowiednio wydłużony.

Osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia, przenoszenia danych lub wniesienia sprzeciwu, o ile w danym przypadku przepisy rzeczywiście przyznają takie uprawnienie.

Zakres realizacji tych praw może zależeć od tego, kto odpowiada za przetwarzanie w konkretnym procesie oraz czy istnieją podstawy do dalszego przetwarzania danych ze względów prawnych, bezpieczeństwa, rozliczalności lub ochrony praw innych osób.

Wniosek dotyczący prywatności można kierować na adres kontaktowy operatora, a w razie potrzeby również do właściwego podmiotu prowadzącego sprawę w systemie, jeżeli to on odpowiada za konkretny proces danych.

OsiedleApp może korzystać z plików cookies, danych sesyjnych i innych informacji technicznych potrzebnych do działania strony, utrzymania zalogowanej sesji, zapamiętywania wybranych ustawień oraz zapewnienia bezpieczeństwa i wydajności usługi.

Szczegółowe informacje dotyczące cookies mogą być opisane w odrębnym dokumencie lub sekcji informacyjnej dostępnej w serwisie.

W sprawach dotyczących prywatności, danych osobowych lub zasad przetwarzania można kontaktować się pod adresem: kontakt@osiedleapp.pl.

Jeżeli pytanie dotyczy konkretnej sprawy prowadzonej przez wspólnotę, zarządcę, osiedle lub gminę, odpowiedź może wymagać współpracy z właściwym podmiotem obsługującym tę sprawę w systemie.

Polityka prywatności może być aktualizowana wraz ze zmianami funkcji systemu, procesów organizacyjnych, wymagań prawnych lub sposobów korzystania z OsiedleApp.

Nowa wersja obowiązuje od chwili publikacji, chyba że wskazano inny termin. Dalsze korzystanie z systemu po opublikowaniu zmian oznacza zapoznanie się z nową wersją dokumentu w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy.